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外企老油条告诉你email中的厚黑学

English 林志斌 790浏览

在外企久了,你会深深的体会到Email的重要性,特别是对项目经理而言,Email几乎是每天必用的工具。

打电话、面谈固然重要,但是Email在文字上显得更正式。特别是项目上的申请、报告、通知等等,一封简明流畅的email很容易反映出你的工作能力。尤其是给老板的,老板没有时间事事听你汇报,及时写封详尽的email给他,会起到更好的效果。如果项目涉及海外公司同事的话,email的重要性就更不言而喻了。

在项目的执行过程中,形成用email与团队沟通的习惯,会帮助项目经理理清思路,并记录一些细小的事,以便日后参阅。好的项目经理应该能够把自己的邮箱转化为项目管理文件夹。

Email是最好的呈堂证供
特别是同一件事可以involve多个人进来,即copy to 多个人,这恐怕是最便利且正式的声明方式了。当然,收信人不一定看你的信件,没关系,发完后打个电话,并且有必要的话,发信时CC给老板,你的职责就算尽到了,对方不做是他的事,日后有了问题,Email就是最好的凭证了。尽管这样有点那个了,但是办公室就是这样现实的,为了避免扯皮,首先要打好预防针。

Email也是最好的偷懒工具
每天我会收到上百封邮件,如果每封都看完,岂不是累死!窍门就是只看to的,cc的基本就无视了(但还是要扫一眼,免得将来授人以柄)
很多人认为发email是浪费时间,一方面是英语不过关,在这里我只能说要在外企打工,这是必备的能力,既然做这份工作,就先练好鸟语再说。

Email是终极的大杀器
现在外企的邮件列表可以很容易的查询一个员工的组织结构,他的同事是谁,老板是谁,老板的老板是谁…一封来自外部的匿名email,可以手术刀般的精确击中组织结构上的关键点,如果证据确凿,往往能够一击致命!

另一个误解email的原因恐怕就是不会写,这里说不会写是指不会写有效的邮件。邮件怎样才算有效呢?

首先要短小,言简意赅。email毕竟不是年终报告,用不着凑字数,尽量让收信人不要按Page down就能看完。

其次要清楚明白,尽量分个1、2、3说问题,不要几件事揉成一团。

最后要有的放矢,善用CC功能,将相关的人都抄送到,以示提醒,不相关的绝对不要烂抄送。bcc标识暗送,如果你收到一封bcc的邮件,表示发件人希望你知道此事,但不希望真正收信人和CC的人知道“你知道这件事”,呵呵,有点绕啊!

当然,最精华的技巧还要自己悟!

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